番茄時鐘法 -商周採訪唐鳳介紹

番茄時鐘法 設定生活/工作切換機制
「25分鐘認真工作後,5分鐘休息」

問:在家工作與生活很難分開怎麼辦?感覺自由卻其實更不自由?

答:這分成兩件事來看。一,是被打擾中斷。我們在工作時當然不希望被私人打擾,但是反過來講,私人時間也不希望一直被工作打擾,所以要設定時間上的邊界,這個很重要。很多遠距工作者會接到老闆或同事要你現在就處理,沒辦法等到隔天9點,如果處在隨時都會被打擾的情況下,生活品質也不必顧了。

我自己採取的方法叫做「番茄鐘」,大家傳訊息與寫Email給我,我一定回、一定看,但我一定半小時後去回;也就是說在每個整點開始到25分時,我就是很專心在做工作或是其他事情。

小辭典_番茄時鐘法

番茄鐘是1980年代後期發明的時間管理法,以25分鐘為一個長階段,專心做事,再用5分鐘的短階段去做其他雜事或是休息,每1小時有兩次循環。

例如,我在上班時間做研究,或是探討事情讀論文,絕對不會讓手機或是其他來干擾我;但是我很準時,到25分時,就會去看手機或是檢查電子郵件,這時我就有5分鐘處理中斷的事情;然後我再處理下一個25分鐘專注的事情,然後再5分鐘被打擾。

從同事角度來看,我還是半小時就一定會回答他的訊息,只是這半小時內,高達25分鐘我不會被打斷,這個非常重要。大家如果能設定這樣的邊界,從這樣精神衛生角度來看,就不會有腦海裡明明在想其他事情,卻被迫要處理這件事,結果兩邊都處理不好,也比較有放鬆的可能性。

第二件是除了時間邊界外,空間的邊界也很重要。例如遠距工作,你可以挑離你家近的咖啡廳,把它看成是家的延伸。你在咖啡廳上班,回家的路上就已經在下班,進入比較放鬆狀態。即使在家裡附近沒有咖啡館,也應該要布置儀式性的東西,例如在家裡打開一個門,進入一個專門空間,出來後才可能放鬆。如果家裡沒有大到可以以空間區分,你可以用桌機時是在工作,用iPad時是玩樂,每個人可以挑選這是工作信號,那是放鬆信號的方法。

武漢肺炎來襲,視訊、電話會議暴增 番茄時鐘工作法更是適合管理團隊,而管理團隊可以使用那些軟體工具?大多數公司趁著疫情實驗遠端工作的可能,意味著將有更多人試圖通過視訊聊天應用程式,組織客戶會議和小組討論,在諸如「TeamViewer」、「Hangouts」、「Zoom」之類的等平台上開會。但其中有什麼不同和優劣呢?

「TeamViewer」除了進行最基本的視訊會議之外,還有一個相對其他視訊軟體發展的較為成熟的功能:遠端控制。它讓使用者可以跨越不同的平台連線操作,不只電腦控制電腦,也可以控制手機、平板等不同設備,如果在會議中要實際操作步驟或是展示投影片,使用遠端控制更直接明瞭。

「Hangouts」是Google 的子功能之一,所以只要有Google的帳號,都可以使用。在這裡,所有工作內容都能直接與Google Drive、Gmail等應用程式整合,為一個完整的雲端系統。舉例來說,在視訊會議過程中,可以直接從工作列叫出Google文件,編輯會議記錄,共享給大家,會議中上傳的檔案也可以直接丟進Google Drive儲存,一邊開會就能一邊整理資料,一舉兩得。

最近股票大漲的「Zoom」也是視訊會議的寵兒。它最大的優點就是速度快,用3G網路也能順暢開會,而且不用帳號也可以加入,不會有想用Google Hangouts開會,卻有人沒有Google帳號的窘境發生。